Databeskyttelsespolitik

Sharp Business Systems Danmark A/S Databeskyttelsespolitik

Sidste opdatering: januar 2019

1. Indledning

Hos Sharp Business Systems Danmark A/S (“vi”, “os”, “Sharp”) tager vi dine personlige data alvorligt. Af nærværende databeskyttelsespolitik fremgår det, hvori vores rolle som dataansvarlig består, hvilke data vi indsamler på vores websteder, hvordan og hvorfor vi indsamler dem, samt hvilke rettigheder du har med henblik på kontrol af disse data.

Som ansvarlig organisation har vi truffet adskillige tekniske og organisatoriske forholdsregler for at sikre, at alle personlige data (f.eks. navn, adresse, e-mail, telefonnummer), der bearbejdes via dette websted, beskyttes fuldstændigt for at overholde GDPR-lovgivningen (“GDPR”) og i overensstemmelse med de enkelte landes specifikke datalovgivning. Der kan dog i princippet forekomme sikkerhedsbrister ved internetbaserede overførsler, så absolut beskyttelse kan ikke garanteres. Derfor har hver registreret person mulighed for at overføre personlige data til os med alternative midler, f.eks. pr. telefon.

Afsnit A) Vores rolle som dataansvarlig

Afsnit B) Hvorfor og hvordan vi anvender dine data

Afsnit C) Dine rettigheder med henblik på kontrol af dine data

Afsnit A) Vores rolle som dataansvarlig

2. Navn og adresse på den dataansvarlige

Den dataansvarlige i forbindelse med GDPR, andre databeskyttelseslove gældende i Den Europæiske Unions medlemslande samt andre bestemmelser forbundet med databeskyttelse er:

Sharp Business Systems Danmark A/S

Roholmsvej 14A

2620

Albertslund

Danmark

Telefon: +45 70 230 310

E-mail: GDPR.SBSDK@sharp.eu (til forespørgsler vedrørende databeskyttelse)

Websted: www.sharp.dk

Der findes desuden en sekundær dataansvarlig for dette websted:

Sharp Electronics GmbH

Nagelsweg 33-35, 20097, Hamburg, Germany

Telefon: 0049- (0)40 2376-0

E-mail: Dataprotection.seg@sharp.eu

Websted: https://www.sharp.dk/cps/rde/xchg/dk/hs.xsl/-/html/energilosninger.htm

Som dataansvarlig har vi ansvaret for at beslutte, hvordan vi opbevarer, anvender og sikrer personlige data. Det betyder også, at vi har pligt til at besvare dine forespørgsler om, hvordan dine personlige data anvendes. Hvis du har spørgsmål om, hvordan dine personlige data behandles, bedes du kontakte os hér:

2.1 Navn og adresse på databeskyttelsesrådgiveren

I Europa har Sharp en databeskyttelsesrådgiver på hovedkontoret i London (Storbritannien) og databeskyttelsesafdelinger i hver enhed. Ret venligst alle forespørgsler vedrørende databeskyttelse til vores lokale databeskyttelsesafdeling nedenfor:

E-mail: GDPR.SBSDK@sharp.eu

Du har også mulighed for at kontakte Sharps databeskyttelsesrådgiver på vores europæiske hovedkontor ved at anvende nedenstående kontaktoplysninger:

Email: DPOEurope.SEE@sharp.eu

Afsnit B) Hvorfor og hvordan vi anvender dine data

3. Indsamling af personlige data og almene oplysninger

3. Indsamling af personlige data og almene oplysninger

Vi indsamler personlige data, når du opretter en konto hos os, køber produkter eller tjenester fra os, udfylder formularer, som vi forsyner dig med, skriver en rapport eller meddelelse om vores produkter eller tjenester, kontakter os pr. telefon eller e-mail samt kommunikerer direkte med os på anden vis.

Vi indsamler følgende slags personlige data fra dig:

Kontaktoplysninger: Oplysninger, der gør det muligt for os at kontakte dig, såsom dit navn, din e‑mail‑adresse, dit telefonnummer og adresser, der er tilknyttet din konto, bestilling eller forespørgsel.

Betalingsoplysninger: Kredit-/debetkort- og bankoplysninger, som du opgiver ved køb af produkter og tjenester hos os.

Købs- og kontohistorik: Registreringer vedrørende de produkter og tjenester, som du har købt.

Personlige data i de rapporter og meddelelser, som du sender til os: Hvis du sender oplysninger vedrørende vores produkter til os via vores websted, indsamler vi alle de personlige data, som de indeholder.

Registreringer af dine samtaler/udvekslinger med os: Når du kontakter os pr. e-mail eller telefon, gemmer vi en registrering deraf. Vi registrerer endvidere opkald til vores kundeservice, så vi kan opretholde et højt træningsniveau og sikre dig tjenester af høj kvalitet.

Hvordan du benytter vores websted: Vores websted indsamler en række generelle data, når en bruger eller et automatiseret system henter webstedet. Disse generelle data gemmes i serverens logfiler. Vi kan indsamle (1) de anvendte browsertyper og -versioner, (2) operativsystemet, der anvendes til at tilgå systemet, (3) webstedet, som et system tilgår vores websted fra (såkaldte henvisere), (4) underwebsteder, (5) dato og klokkeslæt for tilgang til webstedet, (6) en internetprotokoladresse (IP-adresse), (7) internetudbyderen for det system, der får adgang, og (8) hvilke som helst lignende data og oplysninger, der kan anvendes i tilfælde af angreb på vores IT-systemer.

Vi drager ikke nogen konklusioner om brugeren ud fra webstedsdataene. Disse oplysninger er derimod nødvendige for at (1) levere indholdet på vores websted korrekt, (2) optimere indholdet af vores websted og reklamerne derpå, (3) sikre, at vores IT-systemer og webstedsteknologi fungerer upåklageligt på langt sigt og (4) give myndighederne alle nødvendige oplysninger med henblik på retsforfølgning i tilfælde af cyberangreb. Derfor analyserer den dataansvarlige de anonymt indsamlede data og oplysninger statistisk med det formål at forbedre databeskyttelsen og -sikkerheden hos vores virksomhed og sikre et optimalt beskyttelsesniveau for de personlige data, som vi behandler. De anonyme data i serverens logfiler gemmes særskilt fra alle de personlige data, som en registreret person opgiver.

4. Juridisk grundlag for behandlingen

Vi begrænser indsamlingen af personlige data til, hvad der er strengt nødvendigt for at efterleve vores lov- eller forretningsmæssige forpligtelser. I visse tilfælde kan loven (f.eks. skattereglerne) imidlertid kræve, at der opgives personlige data i forbindelse med kontraktlige forhandlinger eller levering af en tjenesteydelse. Manglende opgivelse af personlige data kan medføre, at kontrakten ikke kan indgås med den registrerede, eller at der ikke kan leveres en tjenesteydelse til denne, og derfor betragtes de som legitime interesser i forbindelse med behandlingen.

Nedenfor beskriver vi:

• de formål, vi indsamler dine personlige data til;
• de kategorier af personlige data, som vi behandler til dette formål;
• det juridiske grundlag, hvorved vi er autoriserede til at behandle dine personlige data; og
• i hvor lang tid vi opbevarer dine personlige data.

Før du opgiver personlige data, kan du kontakte vores databeskyttelsesrådgiver, som kan forklare, hvorfor loven eller en kontrakt kræver, at der opgives personlige data, om der er pligt til at opgive personlige data, samt hvilke følger det har at nægte at opgive dem.

5. Dit samtykke

Hvis det juridiske grundlag for vores behandling af dine personlige data er, at du har givet samtykke, kan du til enhver tid trække dette samtykke tilbage. Du vil ikke lide nogen som helst form for skade, hvis du trækker dit samtykke tilbage. Hvis du trækker dit samtykke tilbage, vil den behandling, som vi foretog, før du trak det tilbage, ikke blive gjort ulovlig.

Du kan trække dit samtykke tilbage ved at kontakte databeskyttelsesrådgiveren, hvis kontaktoplysninger fremgår af afsnit 2.

6. Sådan deler vi dine oplysninger

Vi deler dine personlige data med følgende parter:

Vores medarbejdere: Vores medarbejdere vil have adgang til dine personlige data, men kun i det omfang dette er nødvendigt for deres arbejde.

Virksomheder, der hører til den samme virksomhedsgruppe som os: Med det formål at kunne levere en tjenesteydelse til dig.

Partnere og forhandlere: Med det formål at kunne besvare dine forespørgsler om produkter og serviceydelser, som Sharp ikke leverer direkte.

Leveringsfirmaer: For at kunne levere de produkter, som du har bestilt hos os.

Kreditoplysningsbureauer: For at kunne kontrollere din identitet og give oplysninger om manglende eller sene betalinger eller andre aktiviteter, der kan påvirke din kreditvurdering.

Andre tjenesteudbydere og rådgivere: Som f.eks. virksomheder, der understøtter vores IT, hjælper os med at analysere de data, vi opbevarer, bearbejder betalinger, sender meddelelser til vores kunder, yder juridisk eller økonomisk bistand til os og hjælper os med at levere vores tjenester til dig.

Myndighederne eller vores tilsynsenheder: I de tilfælde, hvor vi ifølge loven har pligt til at bidrage til deres undersøgelser eller initiativer, inklusive datatilsynsmyndigheden.

Politiet og retshåndhævende myndigheder: At bidrage til efterforskning og forebyggelse af kriminalitet.

Eksterne tjenesteydere: Sharp benytter sig af eksterne leverandører til at bistå med f.eks. informationsteknologi og andre administrative støttetjenester til at drive dette websted. 

Myndigheder og lovgivningsmæssige agenturer: hvis vi pålægges at offentliggøre eller videregive dine personlige oplysninger for at overholde en retlig forpligtelse eller eventuelle lovgivningsmæssige krav 

Vi videregiver ikke nogen personlige oplysninger, der ikke er omfattet af ovenstående. Vi kan give statistiske oplysninger og analyser videre til andre tredje parter, men vi vil sørge for, at oplysningerne samles og at ingen personer kan blive identificeret på grundlag af disse oplysninger, før vi videregiver dem.

7.   Ændringer af virksomhedens ejerskab og kontrol
Vi kan overføre, sælge eller overdrage alle oplysninger, der er beskrevet i denne Fortrolighedspolitik til tredjeparter som følge af salg, fusion, konsolidering, ændring af kontrol, tilførsel af aktiver eller en omlægning af vores virksomhed. Hvis vi er involveret i en fusion, opkøb eller salg af aktiver, vil vi altid behandle dine data i overensstemmelse med dine rettigheder og friheder og underlagt fortrolighedsaftaler mellem parterne.

8. Overførsel af personlige data

I øjeblikket overfører vi ikke data uden for EU og Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde (“EØS”)..

9. Cookies

Vores websider bruger “cookies”. Cookies er tekstfiler, der lagres i et computersystem via en internetbrowser.

Mange websteder og servere bruger cookies. De indeholder et såkaldt cookie-ID, der er en unik identificering af cookien. Det består af en tegnstreng, der gør det muligt at tilknytte websider og servere til den specifikke internetbrowser, hvor cookien er lagret. Dette giver de besøgte websteder og servere mulighed for at skelne mellem brugerens browser og andre internetbrowsere, der indeholder andre cookies. En bestemt internetbrowser kan genkendes og identificeres ved hjælp af det unikke cookie-ID.

Takket være brugen af cookies er vi i stand til at give brugerne af vores websted mere relevante tjenester og indhold, end hvad havde været muligt uden cookie-indstillingen. Se flere oplysninger om vores Cookiepolitik. For eventuelle uklarheder henvises til https://shop.sharp.se/pages/privacy

10. Profilering

Profilering omfatter analyse af personlige data (f.eks. digital adfærd såsom besøgte sider, links der er klikket på, downloads) på en automatiseret måde for at identificere eller forudsige adfærd hos brugere af websteder.

Det er muligt at profilere nogle brugere ved hjælp af markedsføringsautomatiseringsplatforme, hvis deres personlige data behandles og gemmes dér. Brugerne kan fravælge dette ved at trække deres samtykke tilbage, enten via samtykkevalgmulighederne i vores digitale meddelelser, ved at besøge vores websted ved hjælp af en anonym/inkognito-browsersøgning, eller ved at kontakte databeskyttelsesrådgiveren.

På nuværende tidspunkt anvender vi ikke profilering på vores websted. Skulle vi begynde en eller anden form for profileringsaktivitet, vil vi udtrykkeligt angive, at vi gør brug af profilering.

11. Formularer til registrering og forespørgsler på webstedet

Bestemte brugere kan registrere sig på vores websted med personlige data via en registreringsformular, for eksempel for at tilmelde sig vores partnerportal- eller online-undervisningstjeneste (Academy). Disse personlige data (f.eks. navn, e-mail-adresse, registreringsdato og -tidspunkt) indsamles for at kunne levere denne tjeneste til dem, kontrollere deres identitet og gøre det muligt for dem at logge sikkert ind på et beskyttet webmiljø. Det giver desuden Sharp mulighed for at give eller nægte adgang på grund af misbrug af tjenesten.

Brugerne kan endvidere indsende personlige oplysninger ved at sende en generel forespørgsel (f.eks. en forespørgsel vedrørende salg eller en tjeneste) via en formular. På denne måde gemmes de indsendte personlige data automatisk via e-mail til modtageren hos Sharp. Disse personlige data sendes frivilligt og gemmes for at kunne kontakte den registrerede og besvare dennes forespørgsel. Nogle gange kan der desuden gives samtykke på formularer til andre former for kommunikation, f.eks. markedsføring. Dette samtykke gives frivilligt ved hjælp af et tilvalg (se afsnit 11 nedenfor).

Disse data gives muligvis også videre til andre virksomheder i Sharp-koncernen og vores partnere for at besvare forespørgslen, hvis den vedrører et andet forretningsområde end det, som brugeren valgte, da han eller hun sendte forespørgslen. Den kan også sendes videre til tredje parter, som for eksempel salgs-CRM-systemer, service-CRM-systemer eller markedsføringsautomatiseringsplatforme, hvorved Sharp imidlertid bliver ved med at være dataansvarlig.

12. Salgs- og markedsføringsmateriale

Som bruger af Sharps websted har du også mulighed for at opgive personlige data for at kunne tilmelde dig bestemte salgs- og markedsføringsplaner, for eksempel at vise interesse for et produkt eller en tjeneste, tilmelde dig nyhedsbreve eller begivenheder. Vi informerer med jævne mellemrum vores brugere, kunder og forretningspartnere om vores produkter, tjenester og tilbud ved hjælp af fremsendelse af salgs- og markedsføringsmateriale. Brugerne har mulighed for at give deres samtykke til at modtage disse meddelelser via forskellige kanaler, og de kan vælge dem fra igen, hver gang der opstår en praktisk lejlighed. Servicemeddelelser til eksisterende kunder (såsom oplysninger om fakturer/kontrakter) betragtes som legitime interesser, og sådanne meddelelser er derfor en bestanddel af tjenesteydelsen. Hvad angår markedsføringsmateriale, kan det kun modtages af den registrerede, hvis (1) denne har en gyldig e-mail-adresse, telefonnummer eller postadresse, og hvis (2) de har valgt at modtage markedsføringsmateriale. Førstegangsbrugernes e-mail-adresser bekræftes ved hjælp af en dobbelt tilvalgsprocedure. Denne e-mail til bekræftelse anvendes enten til at kontrollere, om ejeren af e-mail-adressen, den registrerede, er autoriseret til at modtage markedsføringsmateriale.

I forbindelse med registrering for at modtage markedsføringsmateriale gemmer vi også IP-adressen for computersystemet, der tildeles af internetudbyderen (ISP) og anvendes af den registrerede under registreringen, samt datoen og tidspunktet for registreringen. Det er nødvendigt at samle disse data for at kunne opdage (muligt) misbrug af den registreredes e-mail-adresse på et senere tidspunkt, og derfor er formålet dermed juridisk beskyttelse fra den dataansvarliges side.

De personlige data, der indsamles som en del af registreringen til markedsføringsprogrammer, vil kun blive anvendt til at fremsende vores særlige markedsføringsmateriale, medmindre andet er angivet på samtykkeformularen. Vi benytter i visse tilfælde platforme fra tredje parter såsom udbydere af markedsføringsautomatisering og CRM-salgssystemer til at behandle disse data. Alle tredjepartsudbydere har indgået databeskyttelsesaftaler med Sharp Business Systems Danmark A/S, der efterlever kravene i GDPR-lovgivningen, og dataene ejes og kontrolleres fuldstændigt af Sharp. Den registrerede har mulighed for at trække sit samtykke til markedsføringsprogrammerne eller opbevaringen tilbage på et hvilket som helst tidspunkt. I alle de meddelelser, vi sender, er der et link til at trække dit samtykke tilbage (i tilfælde af elektroniske meddelelser), og ellers kan du trække det tilbage ved at rette henvendelse til databeskyttelsesrådgiveren, hvis kontaktoplysninger findes i afsnit 2.

13. Sporing og analyse

Sporing af markedsføring

Nogle gange indeholder vores markedsføringsmateriale såkaldte sporingspixels. En sporingspixel er et grafisk minisymbol, der er indbygget i e-mails, landingssider osv., der sendes i HTML-format for at aktivere logfilregistrering og analyse. Dette muliggør en statistisk analyse af de gode eller dårlige resultater med online-markedsføringskampagnerne. På grundlag af den indbyggede sporingspixel kan den ansvarlige se, om og hvornår noget markedsføringsmateriale og noget bestemt indhold blev set eller downloadet af en registreret person, og anvende disse oplysninger til at vise brugerne mere specifikt/relevant indhold, næste gang de besøger deres digitale ressourcer. Du kan trække dit samtykke dertil tilbage, enten ved at bruge samtykkestyringslinket i hver elektronisk meddelelse, eller ved at kontakte databeskyttelsesrådgiveren.

Google Analytics

Vi bruger Google Analytics til at spore, udfærdige rapporter om og optimere vores websteds præstationer (f.eks. antal besøgende, hvor de kom fra, hvilke sider de besøgte). Vi sporer disse data samlet og ikke for de enkelte brugere.

Google Analytics-komponentens operatør er Google Inc., 1600 Amphitheatre Pkwy, Mountain View, CA 94043-1351, USA.

Vi bruger Google Analytics med anonymiseringsfunktionen (applikationen “_gat. _anonymizeIp”). Dette betyder, at brugerens IP-adresse afkortes af Google og anonymiseres ved tilgang til vores websteder fra et medlemsland i Den Europæiske Union eller en anden kontraherende stat i aftalen om det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde (“EØS”).

Når en bruger får adgang til vores websted fra en Google-søgning (via en organisk søgningsliste eller digital betalingsreklame), anbringer Google Analytics en cookie på brugerens computer/enhed. Dette gør det muligt for Google at følge med i, hvad der sker, efter de klikker på linket og lander på vores websted. I tilfælde af digitale betalingsreklamer betaler vi Google afhængigt af antallet af klik eller indtryk, så dette sikrer en nøjagtig rapportering og fakturering og bidrager til at hindre snyd med klik. Google henter personlige oplysninger fra brugeren, såsom IP-adresse, adgangens varighed og geografisk position. Ved hvert besøg på vores websted vil disse personlige data blive sendt til Google i USA. Disse personlige data kan blive opbevaret af Google i USA, men de kan også blive sendt videre til tredje parter.

Afsnit C) Dine rettigheder med henblik på kontrol af dine data

Den registreredes (“dine”) rettigheder

Du har følgende rettigheder med henblik på kontrol af dine data i henhold til principperne i GDPR-lovgivningen:

Iøvrigt henviser vi til

Ret til oplysning – dette betyder, at du har ret til at få at vide af os, om vi behandler data, der omhandler dig.
Ret til indsigt – dette betyder, at du har ret til at se, hvilke oplysninger der opbevares om dig selv (den registreredes anmodning om indsigt). Du har dermed mulighed for at modtage en kopi af de personoplysninger om dig, som vi opbevarer, og at kontrollere, at vi behandler dem på lovmæssig vis.
Ret til berigtigelse – dette betyder, at du har ret til at få hvilke som helst ufuldstændige eller unøjagtige data om dig ændret eller berigtiget.
Ret til sletning – dette betyder, at du har ret til at blive fjernet fra vores databaser/systemer i følgende tilfælde: Hvis der ikke er nogen god grund til, at vi bliver ved med at behandle dataene, hvis du trækker dit samtykke tilbage, hvis vi opbevarer dine personlige data uretmæssigt, eller hvis vi skal slette dine data for at opfylde kravene i den gældende EU-lovgivning. Du har ret til at bede os om at slette eller fjerne dine personlige oplysninger, når du har gjort brug af din ret til at gøre indsigelse mod behandlingen.
Ret til begrænsning af behandling – dette betyder, at du har ret til at begrænse eller indstille behandlingen af personlige data.
Ret til dataportabilitet – dette betyder, at du har ret til at overføre disse oplysninger til en anden dataansvarlig.
Ret til indsigelse – dette betyder, at du har ret til at hindre, at dine personlige data behandles på en bestemt måde, eller at trække dit samtykke tilbage. Der findes en særlig bestemmelse vedrørende retten til særskilt indsigelse mod dataprofilering.

Hvis du ønsker at gøre brug af en eller flere af de ovenstående rettigheder, bedes du kontakte os på GDPR.SBSDK@sharp.eu.

Der findes ellers andre forholdsregler, som du som bruger af vores websteder kan træffe for at begrænse mængden af personlige data, som vi kan behandle:

Undlad at give samtykke, eller træk dit samtykke tilbage:

• Når vi samler personlige data på formularer, vil vi introducere tilvalgsbokse, så du kan fortælle os, om du ønsker at modtage markedsføringsmateriale fra os. Hvis du ikke afgiver samtykke, vil du ikke modtage noget, medmindre det vedrører en tjeneste, som vi leverer til dig.
• I de fleste meddelelser med markedsføringsmateriale, især de elektroniske, vil du, hvor dette er praktisk muligt, kunne fravælge modtagelse af yderligere markedsføringsmateriale.

Undgå eller fjern websporing:

• Gå ind på vores websted fra et anonymt/inkognito-browservindue
• Nægt brug af cookies i dine webbrowserindstillinger:

           o  Cookie-indstillinger i Internet Explorer
           o  Cookie-indstillinger i Firefox
           o  Cookie-indstillinger i Chrome
           o  Cookie-indstillinger i Safari web og iOS

• Gør indsigelse mod dataindsamling via Google Analytics

           o  Download og installér en browsertilføjelse: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout
           o  Den fortæller Google Analytics (via JavaScript), at der ikke skal videregives nogen data til Google Analytics.
           o  Flere oplysninger: https://www.google.com/intl/en/policies/privacy/http://www.google.com/analytics/terms/us.html
           o  https://www.google.com/analytics/

• Vi vil altid forsøge at hjælpe dig, når du ønsker at gøre brug af dine rettigheder, men i visse tilfælde har vi lovmæssige grunde til at afvise at efterkomme din anmodning.
• Vi vil undersøge enhver anmodning fra dig uden unødig forsinkelse og under alle omstændigheder senest en måned efter modtagelse af din anmodning. Dette tidsrum kan om nødvendigt forlænges med to yderligere måneder, idet der tages højde for anmodningernes kompleksitet og antal. Vi vil informere dig om en eventuel forlængelse senest en måned efter modtagelse af din anmodning og angive grundene til denne forsinkelse.
• Skulle vi beslutte os for ikke at foretage nogen handlinger vedrørende anmodningen, vil vi informere dig om grundene dertil.
• Ret til at indgive en klage til en tilsynsmyndighed: Skulle du ikke være indforstået med en beslutning, som vi har truffet vedrørende en anmodning om at gøre brug af en rettighed, eller hvis du mener, at vi ikke overholder de gældende databeskyttelseslove, kan du indgive en klage til en tilsynsmyndighed i EU. Du kan kontakte datatilsynsmyndigheden i Danmark ved hjælp af kontaktoplysningerne på dennes websted www.datatilsynet.dk/vejledninger/vejledninger-databeskyttelsesforordningen/

14. Opdateringer af denne politik

Vi vil muligvis fra tid til anden opdatere denne databeskyttelsespolitik, så den stemmer overens med den måde, vi behandler personlige data på (f.eks. hvis vi indfører nye systemer eller procedurer, der medfører nye måder at anvende personlige data på), eller for at klarlægge oplysningerne deri. De ændringer, vi foretager, vil efterleve kravene i de gældende databeskyttelseslove.

Vi råder dig til indimellem at kontrollere, om der er opdateringer af denne politik. Vi vil dog underrette dig direkte om ændringer af denne politik eller den måde, vi bruger dine personlige data på, hvis vi ifølge lovgivningen har pligt til at gøre dette.