Databeskyttelsespolitik

Forsiden Databeskyttelsespolitik

Databeskyttelsespolitik for shop med kontorartikler (”webshop”)

Sidste opdatering: september 2022

1. Indledning
Sharp Business Systems Danmark A/S (”vi”, ”os”, ”Sharp”) tager dine personlige data alvorligt. I den nærværende databeskyttelsespolitik beskrives vores rolle som dataansvarlig, hvilke data vi indsamler på vores websteder, hvordan og hvorfor vi indsamler dem, samt hvilke rettigheder du har med henblik på revidering af disse data.
Som en ansvarlig organisation har vi implementeret en række tekniske og organisatoriske tiltag for bedst muligt at sikre de personlige data (såsom navn, adresse, e-mailadresse og telefonnummer), der behandles via dette websted, for at efterleve kravene i GDPR lovgivningen og i den gældende lovgivning vedrørende beskyttelse af personlige data i de enkelte lande. Grundlæggende er der dog sikkerhedsmangler i internetbaseret dataoverførsel, og derfor er det ikke muligt at garantere fuldstændig beskyttelse deraf. Derfor har alle fysiske personer mulighed for at overføre personlige data til os med alternative metoder, som f.eks. pr. telefon.
Platformen ”kontorartikler” (”webshop”) leveres til Sharp Business Systems Danmark A/S af Data Design AS – MBE 108, Postboks 1, Youngstorget, 0028 OSLO, Norge
I denne databeskyttelsespolitik fremstilles Sharps databeskyttelsespraksis og processer forbundet med behandling af hvilke som helst personlige data via vores onlineshop med kontorartikler.

2. Den dataansvarliges navn og adresse
Den dataansvarlige i henhold til GDPR lovgivningen, andre databeskyttelseslove i EU samt andre bestemmelser vedrørende datasikkerhed:
Sharp Business Systems Danmark A/S

Telefonnr.: +45 70 230 310

E-mail: GDPR.SBSDK@sharp.eu (for forespørgsler vedrørende personlige data)
Websted: https://www.sharp.dk/
Som dataansvarlig har vi ansvaret for, hvordan vi arkiverer, anvender og beskytter personlige data. Desuden er vi forpligtigede til at svare på forespørgsler vedrørende anvendelsen af dine personlige data. Hvis du har spørgsmål om, hvordan dine personlige data behandles, så kontakt os venligst som beskrevet nedenfor:
Sharp Europe har en databeskyttelsesansvarlig på sit hovedkontor i London og en databeskyttelseskoordinatorer i hver afdeling. Ret venligst alle forespørgsler vedrørende databeskyttelse til vores lokale databeskyttelseskoordinator:
E-mail: GDPR.SBSDK@sharp.eu

3. Indsamling af personlige data
Vi indsamler dine personlige data, når du opretter en konto hos os, køber produkter eller tjenester hos os, udfylder formularer, som vi leverer til dig, sender en rapport eller meddelelse vedrørende vores produkter eller tjenester, kontakter os per telefon eller på anden måde kommunikerer med os direkte.
Vi indsamler følgende typer personlige data:

Kontaktoplysninger: Oplysninger, der gør det muligt for os at kontakte dig, som f.eks. navn, adresse, e-mailadresse og telefonnummer forbundet til din konto, en bestilling eller en forespørgsel.
Betalingsoplysninger: Betalings- eller kreditkortoplysninger samt bankkontooplysninger, som du opgiver, når du betaler for produkter eller tjenester, som du køber hos os.
Købs- og kontohistorik: Registre vedrørende købte produkter eller tjenester.
Personlige data i de rapporter eller meddelelser, du sender til os: Hvis du sender os oplysninger om vores produkter eller tjenester via vores websted, indsamler vi de personlige data, som du opgiver.
Udsagn forbundet med debatter eller spørgsmål: Når du kontakter os per e-mail eller telefon, gemmer vi disse optegnelser. Vi registrerer også opkald til vores kundesupport med henblik på uddannelse og opretholdelse af en høj servicekvalitet.
Vi indsamler også oplysninger om, hvordan du anvender vores websted, inklusive oplysninger om hvornår en bruger eller et automatiseret system besøger webstedet. Disse data opbevares i serverens logfiler. Vi indsamler (1) typen og versionen af den nuværende browser, (2) det nuværende operativsystem, (3) webstedet hvorfra besøget til vores websted udgår (såkaldt remittent), (4) underordnede websteder, (5) dato og klokkeslæt for besøget, (6) IP-adresse, (7) internetudbyder og (8) andre lignende data og oplysninger, der kan være nyttige i tilfælde af indtrængen i vores IT-systemer.

Vi behandler og bruger ikke data på dette websted. Disse oplysninger anvendes derimod med det formål at (1) udbrede vores websteds indhold korrekt, (2) optimere webstedets indhold og reklamer, (3) sikre, at vores IT-systemer og -teknologi kan anvendes på lang sigt og (4) kunne give de nødvendige oplysninger til retslige myndigheder i forbindelse med undersøgelser i tilfælde af cyberangreb. Derfor analyserer den ansvarlige selv de indsamlede data og informationer statistisk for at forbedre databeskyttelsen og -sikkerheden hos Sharp og sikre en optimal beskyttelse af de personlige data, som vi behandler. De anonyme data i serverens logfiler gemmes særskilt fra alle de personlige data, som en fysisk person opgiver.

4. Formål med behandlingen
Dine personlige data behandles på webshoppens platform for at give Sharp mulighed for at:

Levere vores tjenesteydelser til dig og bibeholde din konto
Overholde aftalerne mellem dig og Sharp
Tage betaling for vores produkter og tjenesteydelser
Overholde aftalerne mellem dig og Sharp
Levere produkter til dig
Besvare dine spørgsmål eller svare på reklamationer
Undersøge tilfælde af misbrug af din konto, bedrag eller inddrivelse af gæld
Vedligeholde og forbedre vores produkter og tjenesteydelser
Kontakte dig med oplysninger om produkter og tjenester, som vi mener vil interessere dig
Hvor det i en vis grad kan være påkrævet at udlevere personlige data til juridiske eller lovmæssige formål

Før du opgiver dine personlige data, kan du kontakte GDPR.SBSDK@sharp.eu, som kan forklare, om de personlige data er nødvendige af juridiske eller kontraktlige årsager, om du har pligt til at opgive personlige data, og hvilke konsekvenser det vil have, hvis du ikke opgiver nogen personlige data.

5. Juridisk grundlag for behandling
Vi indsamler udelukkende de personlige data, der er strengt nødvendige for os for at kunne efterleve vores lov- eller forretningsmæssige forpligtelser. Vi anvender de personlige data til de ovennævnte formål, fordi (a) vi har en legitim interesse i at fremme en online-salgsproces og give dig passende adgang til vores udvalg af produkter og tjenester; (b) dataene er nødvendige for at kunne levere en tjeneste, du har bedt om, til dig; (c) vi er underlagt juridiske eller lovmæssige forpligtelser, som f.eks. at give oplysninger til et offentligt organ eller en retshåndhævende myndighed.

6. Hvordan vi deler dine oplysninger
Vi deler dine personlige data med følgende parter:

Vores personale: Dine personlige data er tilgængelige for vores personale, men kun når dette er påkrævet for at udføre deres opgaver.
Virksomheder i den samme gruppe som Sharp: Med det formål at levere tjenester til dig.
Partnere og forhandlere: Med det formål at besvare spørgsmål om produkter og tjenester, der ikke leveres direkte af Sharp.
Fragtfirmaer: Til levering af bestilte produkter.
Kreditoplysningsbureauer: Til verificering af din identitet og informationer om manglende eller forsinkede betalinger eller andre hændelser, der kan påvirke din kreditvurdering.
Andre tjenesteudbydere og -rådgivere: For eksempel virksomheder, der styrer vores IT-tjenester, analyserer vores gemte data, behandler betalinger, sender informationer til vores kunder, yder juridisk eller finansiel rådgivning og leverer vores tjenester til dig.
Statslige eller retlige myndigheder: Når det er et lovkrav, at vi bidrager til undersøgelser eller lignende handlinger.
Politi og retsvæsen: Så må vi hjælpe med undersøgelser eller forebyggelse af forbrydelser.
Eksterne tjenesteudbydere: Sharp hyrer eksterne tjenesteudbydere til f.eks. at hjælpe med informationsteknologi eller andre administrative supporttjenester i forbindelse med dette websteds drift.
Retshåndhævende og regulerende myndigheder: Hvis vi skal videregive eller dele dine personlige data for at overholde lovmæssige krav eller bestemmelser

Vi giver ikke nogen personlige data videre til andre parter end de ovennævnte. Vi kan levere statistiske informationer og analyser til tredje parter, men før vi gør, udformer vi dem således, at det ikke er muligt at identificere nogen personer ud fra disse informationer.

7. Opbevaring af personlige data
Sharp vil opbevare dine data i løbet af din kommercielle relation med os. Sharp vil opbevare dine data i henhold til lovkrav, juridiske forpligtelser og legitime forretningsmæssige behov.

8. Overførsel af personlige data
I øjeblikket overfører vi ikke nogen personlige data til lande udenfor EU og EØS.

9. Cookies
Vores websted bruger cookies. Cookies er tekstfiler, der gemmes på din computers disk via en webbrowser.
Mange websteder og servere gør brug af cookies. De anvender et såkaldt cookie-ID, der er en unik identifikator for en bestemt cookie. Dette ID består af en streng med tegn, der kan forbindes til bestemte websider eller servere via den specifikke browser, der har gemt cookien. På denne måde kan de besøgte websider og servere skelne mellem den brugerspecifikke browser og andre browsere, der har gemt andre cookies. Det er således muligt at identificere en bestemt browser ved hjælp af cookiens unikke ID.
Takket være vores brug af cookies kan vi tilbyde de personer, der besøger vores websted, mere relevante tjenester og indhold, hvilket ellers ikke ville være muligt. Hér kan du finde yderligere informationer om vores https://shop.sharp.dk/corporate/pages/cookies

10. Dine rettigheder
Du har i henhold til GDPR følgende rettigheder:

Ret til bekræftelse – du kan bede om at få at vide, om vi behandler data, der vedrører dig.
Indsigtsrettigheder – du har ret til at få indsigt i, hvilke informationer om dig vi har gemt (også betegnet som dataindsigtskrav). Du kan kræve at se en kopi af de personlige data, vi har lagret, og tjekke, om vi behandler dem på lovlig vis.
Ret til berigtigelse - du kan kræve, at ufuldstændige eller ukorrekte informationer om dig korrigeres.
Ret til sletning – du kan kræve at blive fjernet fra vores databaser og systemer, hvis vi ikke har nogen rimelig grund til at behandle dine data, hvis du trækker dit samtykke tilbage, hvis vi gemmer dine data på ulovlig vis eller hvis vi har pligt til at slette dine data for at efterleve gældende EU-lovgivning. Hvis du har gjort indsigelse mod behandlingen af dine personlige data, har du ret til at kræve, at vi sletter dine personlige data.
Ret til begrænsning af behandling – du kan sætte grænser for, hvilke personlige data kan behandles.
Ret til dataportabilitet – du kan kræve, at dine personlige data overføres til en anden udbyder
Ret til indsigelse – du kan hindre, at dine personlige data behandles på en bestemt måde, eller trække dit samtykke tilbage. Du kan helt nøjagtigt gøre indsigelse mod dataprofilering.

Hvis du ønsker at gøre brug af dine rettigheder vedrørende ovenstående, kan du sende os en e-mail via GDPR.SBSDK@sharp.eu
Du har ret til at fremsende en klage til den tilsynsførende myndighed: Hvis du ikke er enig i vores beslutning vedrørende din forespørgsel, eller hvis du mener, at vi ikke efterlever lovgivningen vedrørende personlige data, kan du fremsende en klage til EU's tilsynsførende myndighed. Du kan rette henvendelse til Datatilsynet via kontaktoplysningerne på webstedet https://www.datatilsynet.dk/

12. Datasikkerhed
Sharp tager sikkerheden omkring dine personlige data alvorligt. Sharp råder over interne politikker og kontroller for at sikre, at dine data ikke går tabt, bliver ødelagt, misbrugt eller videregivet ved et uheld eller bliver tilgået af andre end vores medarbejdere i forbindelse med udførelsen af deres opgaver. Hvis Sharp hyrer tredje parter til at behandle personlige data på vores vegne, sker dette ifølge skriftlige instruktioner, de er bundet af fortrolighedspligt og forpligtet til at iværksætte passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger for at opretholde datasikkerheden.

Skulle du have spørgsmål, eller mener du ikke, at dine spørgsmål er blevet adresseret i denne databeskyttelseserklæring, så bedes du rette henvendelse til GDPR.SBSDK@sharp.eu

13. Opdateringer af denne politik
Vi vil muligvis, fra tid til anden, opdatere denne databeskyttelsespolitik, hvis vi ændrer måden at behandle personlige data på (for eksempel hvis vi implementerer nye systemer eller procedurer, der indebærer en ny anvendelse af de personlige data), eller hvis vi har behov for at tydeliggøre hvilken som helst oplysning i denne meddelelse. Disse ændringer vil overholde kravene i den gældende lovgivning vedrørende personlige data.
Vi anbefaler, at du med jævne mellemrum tjekker, om der findes en opdatering af denne meddelelse. Vi vil også informere dig direkte om ændringer, såfremt der stilles krav derom i lovgivningen.

Databeskyttelsespolitik

Sharp Business Systems Danmark A/S

Kundeservice

Genveje